Office Coordinator / Reception & Facilities Coordinator

Szukamy koordynatora recepcji, praca w godzinach 8-16 od poniedziałku do piątku.

Miejsce pracy: Quattro Business Park, Aleja Generała Tadeusza Bora-Komorowskiego 25, 31-476 Kraków.

• Witanie gości (pracowników/nowych pracowników/usługodawców,sprzedawców/dostawców)
• Tworzenie i weryfikacja podręczników recepcyjnych, wspieranie innych placówek orazzdalne wsparcie w zadaniach recepcyjnych
• Przyjmowanie wniosków od pracowników o wizytę w biurze oraz zapoznawanie ich zprocedurami pracy na miejscu
• Obsługa przesyłek/korespondencji/dostaw (wysyłanie/odbieranie/śledzenieprzesyłek przychodzących i wychodzących/przechowywanie i dystrybucja)
• Archiwizacja (dokumenty GWS/umowy z dostawcami/raporty/protokoły)
• Wysyłka sprzętu IT
• Wysyłka i przygotowywanie dokumentów dla działu HRSS (punkt pocztowy)
• Prowadzenie i monitorowanie dokumentacji związanej z rejestrem przesyłek przychodzących
• Organizacja materiałów biurowych i zamawianie artykułów(sprawdzanie stanów/składanie zamówień/uzupełnianie zapasów)
• Organizowanie dodatkowego sprzątania biura zgodnie z potrzebami firmy sprzątającej/koordynowanie zastępstw personelu/kontrola czystości w biurze
• Przeprowadzanie codziennych, comiesięcznych i kwartalnych kontroli biura przy wsparciukoordynatora ds. obiektu
• Zarządzanie przedmiotami zgubionymi lub pozostawionymi w biurze
• Przygotowywanie sal konferencyjnych na spotkania zespołów/pracowników
• Zarządzanie rezerwacjami sal konferencyjnych - w razie potrzeby, rozwiązywanie konfliktów poprzezzmianę rezerwacji lub anulowanie

• Aktywowanie/dezaktywowanie/ponowne aktywowanie kart dostępu + obsługa miejsc parkingowych

• Drukowanie kart identyfikacyjnych i wydawanie ich pracownikom

• Przygotowywanie raportów dotyczących kontroli dostępu i monitoringu systemu

• Wsparcie w rozwiązywaniu/zgłaszaniu usterek związanych z systemami kontroli dostępu i monitoringu

• Wysyłanie wniosków o dostęp do budynku biurowego

• Wypełnianie i monitorowanie dokumentacji: karty dostępu do zablokowania, kontrole systemu bezpieczeństwa (raz w tygodniu), liczba osób w biurze

• Przeprowadzanie kontroli bezpieczeństwa obiektu

• Wsparcie zespołu FM w zakresie zgłaszania incydentów

• Rozpatrywanie pytań, wniosków i skarg pracowników w ramach organizacji
• Odpowiadanie na przychodzące połączenia telefoniczne/korespondencję e-mailową i przekierowywanie do odpowiednich działów/odbiorców
• Pierwszy punkt kontaktowy w zakresie pomocy przy wszelkich wnioskach klientów wewnętrznych i zewnętrznych
• Wsparcie przy wypełnianiu aktualizacji raportów BAU (regularne aktualizacje dotyczące biur przekazywane klientowi)
• Obsługa systemu zarządzania obiektem: wprowadzanie danych gości, zgłaszanie problemów/awarii, wysyłanie wniosków o dostęp
• Zgłaszanie problemów/awarii związanych ze sprzętem dostarczonym przez dostawców
• Wspieranie realizacji harmonogramu konserwacji zapobiegawczej
• Pomoc technikom serwisowym/kurierom na terenie biura (praca w serwerowniach itp.)
• Wypełnianie i monitorowanie dokumentacji: temperatura w serwerowni, stan apteczki pierwszej pomocy (raz w miesiącu)
• Współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług gastronomicznych
• Utrzymywanie stałego kontaktu z wynajmującym i technikami budynku oraz samodzielne zgłaszanie problemów iawarii w miarę potrzeb
• Samodzielna obsługa systemu zgłoszeń wynajmującego oraz wsparcie dla systemu zgłoszeń Corrigo
• Wsparcie w zakresie wszelkich zadań związanych z BHP na terenie obiektu
• Wspieranie koordynatora obiektu w zakresie dokumentacji BHP (np. program „Access to Work”, lista kontrolna dla wykonawców, wprowadzenie do biura dla wykonawców, ocena pracy/opis metody pracy, zgłaszanie nieprawidłowości)
• Wsparcie przy wydarzeniach planowanych na terenie obiektu
• Wsparcie w zakresie cateringu i serwowania kawy
• Ścisła współpraca z koordynatorem obiektu, wspierając lokalizację zdalnie, aby zapewnićdziałanie wszystkich usług i sprawne funkcjonowanie biura

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.

• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych.

• Wysokie zdolności interpersonalne i komunikatywne.

• Pozytywne nastawienie, zaangażowanie, kreatywność oraz samodzielność.

• Dobra organizacja czasu pracy.

• Dyspozycyjność.
• Odpowiednie doświadczenie zawodowe.

• umowa zlecenie, umowa o pracę
• możliwość rozwoju
• pracę w wielokulturowym środowisku
• stabilność zatrudnienia
• przyjazną atmosferę w zespole i wsparcie na etapie wdrożenia

Miejsce pracy